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物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開發(fā)和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護設施設備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費等，每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結合自身工作實際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理談些初步認識。

　　一、物業(yè)公司檔案的特點

　　與一般檔案相比較，物業(yè)公司檔案有其獨到的特點。正確認識和研究這些特點，有利于掌握物業(yè)公司檔案的客觀規(guī)律，推進物業(yè)公司檔案工作的科學管理，使之更好的服務于物業(yè)管理工作和業(yè)主。物業(yè)公司檔案的特點主要表現(xiàn)為檔案管理的動態(tài)性、檔案內(nèi)容的憑證性、檔案利用的局限性等。

　　二、物業(yè)公司檔案管理存在的問題

　　(一)檔案管理動態(tài)性與及時完整收集之間的矛盾

　　物業(yè)公司檔案中有關的信息通常會隨著物業(yè)管理工作的開展而變化，物業(yè)公司檔案管理動態(tài)性特點，決定了必須根據(jù)物業(yè)和業(yè)主(物業(yè)使用人)情況的變化，對相關檔案內(nèi)容及時更新補充。現(xiàn)實工作中，有些物業(yè)公司的領導和業(yè)務人員歸檔意識不強，致使負責物業(yè)管理具體運營操作的部門收到第一手資料后，不能及時向公司檔案部門移交，相當一部分文件材料散存在各個樓盤管理部門，有的甚至任意雜亂堆放，或者過了很久以后才零零散散地交給檔案室，導致物業(yè)公司檔案的完整性得不到保障。

　　(二)檔案傳統(tǒng)管理模式與要求快速準確查閱之間的矛盾

　　目前，相當部分小型物業(yè)公司，檔案仍以傳統(tǒng)的紙質形式儲存，尚未采用計算機輔助檔案管理，也未實現(xiàn)電子文件與紙質文本雙套制管理的目標。在實際工作中，由于物業(yè)公司與業(yè)主之間容易發(fā)生經(jīng)濟利益糾紛，物業(yè)公司的檔案是雙方維權的重要依據(jù)憑證，同時公司對業(yè)主日常生活的服務，也需要檔案幫助解決問題，檔案的借閱利用率很高，利用者對查閱的速度和信息內(nèi)容的精準方面，要求也愈加迫切。傳統(tǒng)的提供原始紙質檔案的查閱利用方式繁瑣而復雜，難以滿足物業(yè)公司實際工作的要求，查閱速度和精準性與利用需求的矛盾日益顯現(xiàn)，使物業(yè)檔案的憑證依據(jù)作用難以及時、有效的發(fā)揮。

　　(三)檔案利用局限性與檔案人員保密意識缺失之間的矛盾

　　物業(yè)公司檔案中的有些內(nèi)容涉及個人隱私，使得檔案利用對象受到一定程度的局限。比如業(yè)主信息聯(lián)系表，里面涉及業(yè)主的姓名，出生年月，家庭地址，固定電話及手機號碼，業(yè)主及其家庭主要成員的工作單位，以及業(yè)主的身份證和房產(chǎn)證復印件等信息。物業(yè)公司檔案人員有義務為業(yè)主、為公司做好保密工作，不得隨意泄露，這是檔案人員從業(yè)最基本的職業(yè)道德。然而現(xiàn)實工作中，有些物業(yè)公司對檔案工作缺乏必要的重視，不注重檔案人員的選配，檔案人員入職門檻低，入職后崗位培訓不到位，一些檔案管理人員匆匆上崗，對物業(yè)檔案管理的基本知識和起碼要求知之甚少，對物業(yè)公司檔案和業(yè)主信息的保密要求不了解。由于保密意識缺失，小則侵犯物業(yè)公司或業(yè)主的利益，大則引來狀告物業(yè)公司的訴訟官司，使公司承擔經(jīng)濟賠償責任，造成惡劣的社會影響，妨礙物業(yè)公司的健康發(fā)展。

　　三、優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理的措施

　　針對物業(yè)公司檔案管理面臨的情況，必須結合物業(yè)公司檔案的特點，正確認識存在的問題，并積極尋求切實可行的對策。筆者認為，可從以下幾個方面采取措施。

　　(一)加大宣傳培訓力度，提升全員檔案意識

　　物業(yè)公司應充分意識到物業(yè)公司檔案對于一個物業(yè)企業(yè)發(fā)展運作的重要性。一方面，積極主動開展宣傳。在全公司范圍開展檔案工作宣傳，增強領導干部、業(yè)務人員，特別是檔案人員的檔案意識，積極爭取物業(yè)公司領導以及各業(yè)務部門對檔案工作的高度重視，為物業(yè)公司檔案人員定期及時收集各業(yè)務部門產(chǎn)生的檔案，營造積極參與、主動配合的氛圍基礎。另一方面，要強化檔案業(yè)務培訓。積極組織公司和基層物業(yè)檔案人員開展崗位專業(yè)培訓，并能做到檔案人員入職專業(yè)培訓與在職繼續(xù)教育并重，努力提高檔案人員的業(yè)務素質和綜合素質，增強責任意識，使之具備檔案管理要求的基本素養(yǎng)和工作能力。同時，采取各種激勵措施，激發(fā)檔案人員的工作活力，不斷提高檔案管理水平，為做好物業(yè)公司檔案管理工作提供充分的人力和物力保障。

　　(二)創(chuàng)新管理手段，推進檔案信息化進程

　　在物業(yè)公司檔案管理過程中，要結合物業(yè)公司檔案內(nèi)容構成相對固定的特點，盡快引進信息化管理技術，運用專業(yè)的計算機檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息存儲和查詢等功能。必要時，還可以進行有關檔案的數(shù)字化處理，進行電子掃描，檔案信息數(shù)據(jù)用光盤、移動硬盤備份。借助信息技術，使得檔案的憑證依據(jù)和信息參考作用，在提供查閱利用過程中更加及時、有效的得以發(fā)揮。同時，要積極開發(fā)檔案資源，通過較深層次的信息開發(fā)，提供系統(tǒng)的信息加工材料，提高檔案的使用價值，更好地為物業(yè)管理業(yè)務部門和業(yè)主(物業(yè)使用人)服務，創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

　　(三)強化制度建設，規(guī)范檔案管理

　　制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎，要以科學化、規(guī)范化為目標，根據(jù)物業(yè)管理狀況不斷改進和創(chuàng)新各項檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能更好地優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理。要通過進一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實崗位職責，明確各級人員的責任，把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質量管理和目標管理的重要內(nèi)容和考核依據(jù)，嚴格執(zhí)行機制，貫徹落實實施。建立涵蓋公司領導，各業(yè)務部門的檔案管理工作網(wǎng)絡，規(guī)范文件材料歸檔和檔案管理的全過程，使物業(yè)公司檔案工作走上管理規(guī)范化的軌道。

　　物業(yè)公司檔案管理工作是物業(yè)企業(yè)重要的基礎工作之一，物業(yè)檔案管理的優(yōu)化與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展密不可分，要充分認識到目前物業(yè)公司檔案管理工作的不足，并想方設法優(yōu)化完善，使物業(yè)公司檔案更好地發(fā)揮對于物業(yè)企業(yè)乃至全社會的利用價值。